Exchange Server: Adressbücher

Exchange Server bietet Anwendern in Outlook das Adressbuch an, auch bekannt als Adressliste (Address List) oder globale Adressliste (GAL). Adressbücher sind eine Art Unternehmensverzeichnis mit E-Mail-aktivierten Objekten wie Kontakte, E-Mail-Verteiler, Benutzer- und Ressourcenpostfächer. Informationen zu den Objekten holt sich Exchange mitunter vom zentralen Verzeichnisdienst Active Directory (AD), generiert daraus Adressbücher und bietet diese in Outlook zur Verwendung an.

Anwender greifen auf die Adressbücher zu, wenn sie E-Mails schreiben oder zu Terminen einladen. Die Adressbücher können in Outlook aber auch eingesehen werden, um auf Telefonnummern, Mitgliedschaften in Verteilern, Adressen, Abteilungsbezeichnungen – Abteilungen können sogar hierarchisch dargestellt werden, vorausgesetzt die Exchange Administration hat das Feature konfiguriert – oder andere Angaben zuzugreifen. Damit nimmt diese Funktionalität eine wichtige Rolle als zentrale Informationsstelle ein und setzt aktuelle Daten voraus. Da viele Angaben im AD gepflegt werden, muss sich nicht der Exchange Administrator darum bemühen. Diese Aufgabe kann an Abteilungen delegiert werden, die sowieso schon mit der Stammdatenpflege beauftragt sind.

Bei den Exchange Adressbüchern wird unterschieden in Global Address List (GAL), objektabhängige Adressbücher – bspw. Listen nur mit Benutzerobjekten befüllt – und das Offline Adressbuch (OAB). Exchange legt initial Adresslisten (AL) an. Diese anzupassen oder durch weitere Listen zu ergänzen, ist Aufgabe der Exchange Administration. Sie lassen sich über GUI oder Powershell verwalten.

Neuanlage

Eine AL kann sich im Root von All Address Lists, mit Backslash (\) gekennzeichnet, oder unterhalb einer anderen AL befinden. Über Filter wird definiert, welche Art von Objekten und welcher Organisationseinheit (OU) im AD gefiltert werden soll. Mittels Bedingungen bspw. anhand von Firma, Abteilung oder einem anderen AD-Attribut, lassen sich weitere Einschränkungen vornehmen. Damit ist es möglich, Anwender standort- oder gesellschaftsabhängig in separaten ALs aufzuführen.

PS C:\> New-AddressList -Name 'All company users' -IncludedRecipients 'MailboxUsers' -ConditionalDepartment 'Development' -Container '\' -DisplayName 'All company users'

Mit Hilfe von Get-Help bekommen wir weitere Angaben zum Cmdlet angezeigt:

PS C:\> Get-Help New-AddressList [-Full | -Detailed | -Examples]

Die Globale Adressliste (GAL) enthält alle E-Mail-aktivierten Objekte. Die Standard GAL wird in Outlook eingeblendet, wenn das Adressbuch geöffnet wird.

Die Anzeige der Adresslisten kann der Outlook-Nutzer anpassen. Im Adressbuch findet sich unter Extras => Optionen die Möglichkeit, die Reihenfolge als auch das Standard Adressbuch zu definieren.

Um eine neue GAL zu erstellen, verwendet man das Cmdlet New-GlobalAddressList.

PS C:\> New-GlobalAddressList -Name 'Company GAL' -RecipientFilter "(RecipientType -eq 'UserMailbox')"

Doch was, wenn ein mobiler Anwender unterwegs auf die Adressbücher zugreifen möchte und keine Verbindung zum Netzwerk hat? Er braucht eine lokale Kopie dieser Listen. Zu diesem Zweck gibt es Offline Adressbücher (OAB). Das Standard-OAB wird von Outlook im Hintergrund automatisch heruntergeladen und bietet bei korrekter Konfiguration die gleichen Funktionen wie die Online ALs. Doch nicht nur das! Im Outlook Cache Mode wird beim Setzen von Stellvertretungen oder beim Senden über alternative E-Mail-Adressen (Send-As) darauf zugegriffen, ganz gleich ob eine Netzwerkverbindung besteht. Das Cmdlet zum Erstellen eines neuen OAB lautet New-OfflineAddressBook.

PS C:\> New-OfflineAddressBook -Name 'New OAB' -Server 'CAS' -AddressLists '\Globale Standardadressliste','\Alle Benutzer' -PublicFolderDistributionEnabled $false -VirtualDirectories 'CAS\OAB (Default Web Site)'

Das OAB besteht aus der Offline Version einer oder mehrerer ALs. Daher ist bei Neuanlage mindestens eine AL über Parameter AddressLists anzugeben. Der Parameter erwartet ein Array: @(“Adressbuch 1”, “Adressbuch 2”) oder einen einzelnen Wert in Anführungszeichen. Neben ALs können auch globale Adresslisten über diesen Parameter offline bereitgestellt werden. Aus diesen Angaben generiert der OAB-Dienst eine File-basierte Liste, die Outlook über das Share ExchangeOAB herunterlädt. Zudem ist eine Verteilung über Public Folder und webbasiert über Virtuelle Verzeichnisse mittels entsprechender Parameter (VirtualDirectories, PublicFolderDistributionEnabled) möglich.

Wichtiger Hinweis!

Statt das OAB zu nutzen, kann man die Online GAL für Outlook im Cache Mode konfigurieren.

Das Offlineadressbuch kann zwar mehrere Adresslisten beinhalten, jedoch wird immer (!) nur ein Adressbuch offline gespeichert. Da helfen keine hierarchisch strukturierten ALs oder anderweitige Magie. Da hilft nur ein Adressbuch mit allen Einträgen als einzige Adressliste im OAB. Anwender können aber über Outlook jederzeit ein anderes Adressbuch auswählen und herunterladen, vorausgesetzt es ist im OAB konfiguriert.

• Exchange Forum (DE): Default-Adressliste im OAB?
• Exchange Forum (EN): Only one address book is available offline
• MSXFAQ: Konzepte Öffentliche Ordner – Offline Adressbuch

Warum ist das wichtig zu wissen? Weil Outlook im Cache Mode per default das Offline Adressbuch statt der “Online” Adresslisten nutzt. Es wird zum Auflösen von Empfängern, zum Prüfen von Send As-Berechtigungen oder zur E-Mail-Verschlüsselung genutzt. Neben den Benutzerfotos befinden sich nämlich die öffentlichen S/MIME-Zertifikate der Benutzer im OAB, sofern sie in die GAL respektive das Active Directory gepusht wurden.

Über Gruppenrichtlinie oder Registry lässt sich das Standardverhalten ändern (siehe Abbildung).

Änderungen

Es bedarf selten einer Anpassung bestehender Adresslisten. Die Cmdlets lauten:

Set-AddressList
Set-GlobalAddressList
Set-OfflineAddressBook

Aktualisierungen (Listen manuell neu generieren)

Eine häufig gestellte Frage ist: Wieso werden Änderungen an Postfächern in den Adressbüchern nicht sofort angezeigt? Nun, so ganz stimmt das nicht. Die Adresslisten werden tatsächlich ad hoc aktualisiert. Änderungen werden dann nicht sofort angezeigt, wenn Outlook im Cache Mode betrieben wird. In diesem Modus nutzt es die GAL aus dem OAB, und das wird nur alle 24 Stunden von Outlook heruntergeladen. Hinzu kommt, dass das OAB in der Standardkonfiguration nur über Nacht aktualisiert wird. So kann es also dauern, bis Anwender Änderungen in der GAL sehen. Möchte man die Adressbücher manuell aktualisieren, verwendet man folgende Cmdlets.

PS C:\> Get-AddressList | Update-AddressList
PS C:\> Get-GlobalAddressList | Update-GlobalAddressList
PS C:\> Get-OfflineAddressBook | Update-OfflineAddressBook

Adressbuchgröße

Die Adresslisten beinhalten neben reinen Informationen in Textform auch öffentliche Zertifikate und die Benutzerfotos. Daher kann ein Adressbuch in großen Umgebungen zu durchaus beachtlicher Größe anwachsen. Das Problem diese Datenmengen an eine Vielzahl an Benutzer zu übertragen, hat Microsoft früh erkannt und einen differenziellen Download implementiert, sprich nur notwendige Aktualisierungen, und nicht das vollständige Adressbuch, werden heruntergeladen. Beim OAB lässt sich die Vorhaltezeit solcher Diffs über den Parameter DiffRetentionPeriod steuern.